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MuseoMix Step-by-step: la roadmap dell’evento un passo alla volta.

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Questo articolo contiene scadenze, fasi e tappe da conoscere per cominciare a progettare MuseoMix

1 anno prima

Il nuovo impegno con MuseoMix inizia dalla fine dell’edizione precedente: da metà novembre si parte con

  • la formazione, da parte dei soggetti interessati, di una comunità locale
  • la ricerca dei musei da coinvolgere, delle partnership da attivare e della stesura delle voci di budget.

In due mesi ci si deve preparare per avere una prima bozza di progetto.


marzo e aprile

Viene lanciato l’appello ai musei per la nuova edizione > Ricerca dei musei, incontri, preparazione dei dossier di candidatura.

Per poter realizzare il dossier, dovrete avere:

  1. un testo descrittivo del museo e della collezione
  2. una’idea degli spazi del museo e delle collezioni che possono essere remixati
  3. un’idea degli spazi che possono essere occupati dai gruppi di lavoro (sala per le plenarie, spazio per le postazioni delle èquipe, area per i labortatori tecnici, area di stoccaggio dei materiali di lavoro, area ristorazione…)
  4. definito la copertura wi-fi e energetica necessarie
  5. orari di apertura al pubblico ed eventuali modifiche ai prezzi dei biglietti
  6. tipo di disponibilità da parte del personale del museo
  7. composizione della comunità locale (persone e ruoli)
  8. definizione dei membri dell’organizzazione Museomix
  9. possibili partner contattati e da contattare
  10. tabella di marcia (qui è importante calendarizzare gli aperomix – incontri con le community)

maggio

Il dossier di candidatura è stato consegnato.

All’inizio del mese, su museomix.org esce la prima lista dei musei che saranno remixati.

Se la fase di progettazione è andata a buon fine. A questo punto occorre avviare:

  • ricerca delle partnership tecniche ed economiche (ma questo è un lavoro molto impegnativo, prima lo si avvia, meglio è!)
  • predisporre una copertura abbastanza potente di wi-fi (non dimenticate che per 3 giorni negli ambienti di museomix ci saranno un minimo di 100 persone connesse h24, con diversi device a testa)
  • negoziare e concordare con il museo orari, diritti sulle immagini e i contenuti, personale di sorveglianza, eventuale ingresso gratuito per il pubblico durante i 3 giorni, disponibilità di risorse ma soprattutto spazi
  • preparazione dei ‘terreni di gioco’ e produzione dei video di approfondimento sulle collezioni   
  • riunioni di lavoro con il personale del museo
  • incontri con la comunità locale

giugno

A metà giugno si tiene un incontro tra tutti i rappresentanti delle diverse comunità internazionali (presumibilmente in Francia), finalizzato a condividere le varie esperienze e definire questioni organizzative.

Nella seconda metà del mese viene pubblicata su museomix.org la prima call per i partecipanti, la comunità globale raccoglie le adesioni e le smista alle diverse comunità locali.


 

luglio

Entro la metà del mese devono essere terminate le selezioni dei partecipanti e inviate comunicazioni alle persone selezionate.


 

settembre

Nella seconda metà del mese viene pubblicata su museomix.org la seconda call (opzionale) per i partecipanti, raccolte le adesioni e smistate alle diverse comunità locali.

In questo periodo è anche previsto un sopralluogo per esaminare gli spazi del museo e preparare l’allestimento delle aree di lavoro.

Entro la fine di settembre si tiene un secondo incontro tra tutti i rappresentanti delle diverse comunità (presumibilmente in Francia), per definire ulteriori questioni organizzative, il budget deve essere chiuso.

Definiti i contenuti dell’evento (terreni di gioco, orari, spazi…) si dovranno produrre materiali promozionali (i video che illustrino i terreni di gioco, flyer e locandine da distribuire al museo e sul territorio) e i materiali utili allo svolgimento di MuseoMix:

  • guida per i partecipanti
  • badge
  • segnaletica del museo

 

ottobre

Entro la prima settimana di ottobre

  • devono essere selezionati tutti i partecipanti e l’organizzazione deve gestire le comunicazioni con queste persone, per tenerle sempre aggiornate su tutti gli aspetti pratici e organizzativi.
  • il servizio di ristorazione deve essere definito e prenotato, tenendo conto del numero totale dei partecipanti 

Con la comunità internazionale si preparano i materiali per la stampa (media kit, comunicato stampa generico e comunicato per la stampa locale), lo stesso vale per i diversi materiali di comunicazione. In concomitanza con la pubblicazione di questi materiali occorre inviare ai museomixeurs una email contenente tutte le informazioni pratiche.


 

Qualche giorno prima

  • Si attiva la comunicazione online dedicata all’evento e l’equipe web deve essere pronta a mobilitarsi.
  • L’équipe organizzativa è al museo per verificare che tutto sia pronto, allestire gli spazi e posizionare la segnaletica.
  • La squadra tecnica installa il FabLab e il Tech Shop, le infrastrutture audiovideo e il Wi-fi.

 

Il giorno prima

La community di Museomix, supportata dal personale del museo, dovrà esplorare insieme il museo, condividere idee, scegliere una direzione, verificare che l’allestimento funzioni e niente sia fuori posto.


 

DURANTE MUSEOMIX

Giorno 1

Quando si apriranno le porte del museo i museomixeurs e i trainer saranno accolti e verranno forniti di un badge con nome e cognome e un colore che identifica il loro futuro ruolo (assegnato in base alle competenze evidenziate nella domanda). Nel caso il museo richieda anche una foto identificativa, per motivi di sicurezza, occorre attrezzarsi per realizzare i ritratti e stamparli in breve tempo sul badge.

Dopo un tour tra mostre e collezioni sotto la guida dei mediatori del museo, iniziano i pitch durante i quali i mixeurs mettono in campo proposte e idee e si vengono a formare le squadre, che riuniscono persone con competenze diverse che condividono una stessa idea (ogni squadra deve avere 1 comunicatore, 1 designer, 1 mediatore, 1 programmatore, 1 esperto di contenuti, 1 grafico. Si tratta sicuramente di una delle fasi più importanti e delicate. Durante le edizioni passate di Museomix sono state messe in campo strategie diverse per poter assortire le modo più efficace le équipe attorno a idee che possano effettivamente essere realizzate e raggiungere buoni risultati.

Una volta che le squadre sono costituite, possono disporsi nelle aree di lavoro che vengono loro assegnate e iniziare il brainstorming: scambiare idee e punti di vista, esplorare il museo, immaginare le possibili soluzioni, prima di definire il loro progetto e concordare una direzione comune.

I membri del team documenteranno anche questa fase progettuale, utilizzando esempi di progetti esistenti, con appunti, schemi e storyboard: potranno divertirsi immaginando variazioni degli spazi espositivi.
I coach sono lì per aiutare, fornire una guida, indicando le opportunità, e creare collegamenti  tra le diverse squadre.
In serata, durante la plenaria, ogni team presenta il suo progetto agli altri. Spiega gli effetti che potrà avere sull’esperienza del visitatore e dovrà rispondere alle domande delle altre squadre, utili a migliorare il progetto e implementarlo con nuove idee. La plenaria è un momento fondamentale per creare coesione tra tutti i partecipanti.

La plenaria è anche un momento di scambio con gli altri eventi Museomix concomitanti: negli ultimi 2 anni venivano mostrati brevi video di 30 secondi preparati durante la giornata da ogni evento e condivisi, un modo per stimolare creatività e competizione.

Giorno 2

Costruire bozze, testare, modificare…

Dopo aver ricevuto diversi feedback da colleghi e organizzatori, le squadre sono ormai ben avviate sui progetti. Ognuno svolge la sua mansione per iniziare la costruzione dei prototipi.

Facilitatori e coach, tra cui tecnici ed esperti di contenuto, devono garantire che i lavori procedano e intervenire laddove ci siano degli intoppi, per risolvere problemi e far ripartire il flusso creativo delle équipe.

Il Tech Shop rifornisce tutte le squadre di strumenti elettronici e tecnologici: iPad, sistemi audio, monitor, proiettori, beacon, cavi ecc… Mentre il FabLab è a disposizione per la realizzazione di prototipi, con strumenti come macchine per il taglio laser e le stampanti 3D.

Al termine del pomeriggio le squadre si riuniscono in plenaria dove mostrano un video del loro progetto realizzato utilizzando un mokup costruito in Lego o ritagli di carta. I video raccontano gli effetti prodotti sul visitatore dall’interazione con il prototipo: le reazioni, i pensieri, i sentimenti che si prevede l’utilizzo del prototipo susciterà.

Giorno 3

Implementare, installare e testare il prototipo con i visitatori.

L’ultimo giorno le équipe completano i loro prototipi e cominciano a installare il loro progetto negli spazi espositivi. L’installazione portà utilizzare etichette e testi di presentazione, gli organizzatori di Museomix raccolgono gli abstract di ogni progetto e preparano una piccola brochure che servirà a spiegare al pubblico l’esperienza che stanno per vivere.

Nel pomeriggio arrivano i visitatori del museo, mettono alla prova le soluzioni e danno il loro giudizio alle squadre.

La prova è terminata, i museomixeurs si possono finalmente rilassare: è ora dell’aperitivo finale.

Ma non bisogna dimenticare che tutto va smontato riordinato e pulito per riconsegnare il museo ordinato e pronto per la riapertura ordinaria.


 

La settimana successiva

I prototipi possono restare a disposizione del museo qualche giorno in più per consentire altri test con i visitatori, nel frattempo i progetti e le descrizioni dei prototipi dovranno essere messi online dalle équipe nelle apposite sezioni di museomix.org. Sarebbe importante che almeno un membro per ogni équipe fosse presente e disponibile al museo per illustrare il prototipo al pubblico. 

Alcune organizzazioni locali di Museomix hanno tenuto delle conferenze rivolte principalmente a professionisti del settore per presentare Museomix e le innovazioni museali seguite da una visita dei prototipi.


 

dicembre

Tempo di stilare i bilanci: l’organizzazione prevede la redazione del bilancio del singolo museo e di un bilancio globale che verranno probabilmente presentati entrambi a gennaio durante un incontro internazionale.

 

 

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